Por mais incrível que possa parecer, a maioria dos laboratórios ainda hoje estão na era do papel. Isto é, ainda tem grande parte dos seus registros, principalmente dos dados brutos de análise e cálculo de resultados em fichas de análise ou cadernos de laboratório.

Tal condição é fator crítico na otimização dos laboratórios e é fator limitador no aumento da produtividade e qualidade dos resultados gerados, bem como na redução dos custos operacionais.

Entenda quais são os motivos para eliminar o uso do papel em seu laboratório:

Motivo 1 – Impede o aumento da produtividade

Papel não propaga a informação automaticamente, portanto não é difícil perceber que todos os registros que são transcritos entre formulários, planilhas ou mesmo para uma calculadora, tomam tempo precioso dos analistas a cada análise e assim reduzem sua capacidade de realizar mais análises.

Motivo 2 – Compromete a qualidade dos resultados

Fato: Uma das principais fontes de erro dentro de um laboratório é a transcrição de dados. Com o uso dos registros em papel, é necessário transcrever a identificação da amostra, as leituras obtidas nos equipamentos de análise, as leituras para a calculadora, o resultado da calculadora para o formulário, o resultado do formulário para o relatório de análise, etc. Com isto, falhas acontecem e a confiabilidade do resultado obtido na análise é comprometido.

Com o aumento do número de análises, aumenta a pressão e a correria, compromete ainda mais a qualidade, afinal como diz o ditado, a pressa é inimiga da perfeição.

Motivo 3 – Impede a redução de custos operacionais

O uso do papel, além de tomar tempo de analistas com atividades manuais não agregadoras de valor, torna o processo muito mais suscetível a falhas e retrabalhos, gerando a necessidade de revisões por outro profissional, tomando assim, ainda mais tempo de outros profissionais, impedindo a redução de custos.

Além disso, o custo de papel, impressoras, insumos de impressão e espaço físico adequado para armazenamento dos registros em papel é muito caro.

Motivo 4 – Uso inadequado dos recursos humanos

Realizar registros em papel é muito simples, mas as vantagens acabam por aí. Registrar informações em papel toma tempo e implica em transcrições que tomam ainda mais tempo dos recursos humanos cada vez mais especializados e caros com atividades monótonas e repetitivas. Isso impede que os analistas se dediquem as atividades diretamente relacionadas a sua formação e onde poderiam agregar maior valor.

Motivo 5 – Compromete as auditorias e, eventualmente, sua acreditação ou certificação

Papel aceita tudo – Aceita valores corretos e incorretos, aceita que se esqueça de informar o equipamento utilizado, que um valor seja rasurado sem a devida identificação do novo valor, do autor e da data da alteração, enfim asas à imaginação.

Isso tudo, compromete as auditorias gerando não conformidades e observações que tomarão muito tempo para serem resolvidas. Sem falar, que o tempo de recuperação dos registros originais em papel para demonstrar as evidências ao auditor pode tomar muito tempo.

Resumo da ópera

As desvantagens associadas ao papel são muitas e podem variar em intensidade de laboratório para laboratório, o fato é que, o papel como meio de armazenamento de informações já foi ultrapassado há décadas por meio da tecnologia da informação. Está mais do que na hora dos laboratórios saírem da idade da pedra, digo, do papel.

Dados do Autor
Georgio Raphaelli
Diretor Técnico – Labsoft Tecnologia